Responsable de bureau - Office Manager

Le ou la Gestionnaire de bureau joue un rôle clé dans l’efficacité opérationnelle de Groupe Touchette. En tant que responsable de l’ensemble des emplacements de bureau, la personne titulaire du poste veille à optimiser les coûts, harmoniser les pratiques et favoriser la synergie organisationnelle. Elle assure la gestion des opérations quotidiennes, la coordination des services internes et la supervision des besoins logistiques afin de garantir un environnement de travail fonctionnel, professionnel et bien organisé.

ResponsabilitéS Principales

• Gestion de l’ensemble des bureaux de l’organisation pour assurer uniformité, efficacité et optimisation des processus.
• Assurer un suivi rigoureux des budgets et contribuer à la réduction des coûts opérationnels.
• Proposer et mettre en place des initiatives visant à améliorer la synergie entre les services et les sites.
• Gérer l’inventaire des bureaux et créer un formulaire de suivi pour une gestion optimisée.
• Gérer les demandes de restauration (catering).
• Répondre rapidement aux autres demandes provenant des employés et gestionnaires.
• Superviser les réservations, l’utilisation et les approbations relatives aux salles de conférence.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et au respect des procédures.
• Coordonner les besoins en café, en restauration et autres services connexes pour Lebeau.
• Gérer la distribution du courrier Lebeau et les demandes Purolator.
• Prendre en charge les demandes d’entretien via le système de billetterie et assurer le suivi avec les fournisseurs jusqu’à résolution.
• Numériser les reçus nécessaires à la conciliation des cartes de crédit.
• Offrir un soutien administratif général au besoin.

CompéTences Et Qualifications

• Expérience pertinente en gestion de bureau ou coordination administrative.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs sites simultanément.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Habileté à optimiser les processus et à gérer les coûts.
• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle.
• Maîtrise du français et de l’anglais (atout important).
• Connaissance des outils bureautiques et des systèmes de billetterie.

The Office Manager plays a key role in the operational efficiency of Groupe Touchette. Responsible for overseeing all office locations, this individual ensures cost optimization, aligned processes, and strong synergy across the organization. The role includes managing day-to-day office operations, coordinating internal services, and supporting the logistical needs required to maintain a well-organized, professional, and functional workplace.

Key Responsibilities

• Oversee all office locations to ensure consistency, efficiency, and optimized workflows.
• Monitor budgets and contribute to organizational cost-saving initiatives.
• Implement improvements that enhance collaboration and synergy across sites.
• Manage office inventory and create a tracking form for improved management.
• Handle catering needs.
• Respond to and follow up on general office requests from employees and managers.
• Manage conference room reservations, usage, and approvals.
• Ensure equipment is functioning properly and procedures are followed.
• Coordinate coffee services, catering needs, and other related requests for Lebeau.
• Manage Lebeau mail distribution and Purolator requests.
• Handle maintenance requests using the ticketing system and follow up with vendors as required.
• Scan receipts for credit card reconciliations.
• Provide general administrative support as needed to ensure smooth daily operations.

Skills & Qualifications

• Experience in office management or administrative coordination.
• Ability to manage multiple office locations or complex environments.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to optimize processes and control costs.
• Excellent communication and customer service skills.
• Bilingualism (French and English) preferred.
• Proficiency with office software and ticketing systems.